segunda-feira, 16 de novembro de 2009

Confirmar a presença é essencial!


A gente quer acreditar que todo mundo que é convidado vai à nossa festa, mas não é bem assim. Por isso, é essencial pedir a seus convidados que confirmem a presença.

Por experiência nossa, 10% das pessoas convidadas não podem comparecer ao evento e em conversa com buffets, nos disseram que normalmente 10% das pessoas que efetivamente confirmam não comparecem.

Fazendo as contas isso representa praticamente 20% a menos do que esperamos! Imagina que você está esperando 200 pessoas, nesse caso só umas 160 irão. Sabendo que uma das maiores despesas da festa é o buffet e que ele é cobrado por pessoa, então, há que se ter muito cuidado nessas contas, para não pagar mais do que o necessário. É preferível que esse número fique o mais próximo da realidade possível e se for o caso pagar depois as pessoas excedentes, já que a maioria dos Buffet aceita 10% a mais no número de convidados, dentro do pacote fechado.

Aí vão algumas formas de se fazer essa confirmação:

1) Peça para quem irá comparecer, para ligar confirmando a presença.

Determine um número de telefone, email ou site para que as pessoas possam entrar em contato e informar se vão e quantas pessoas irão.
Prós: São os convidados que tem a despesa de ligar e nessa ligação você poderá aproveitar para informar onde estão as listas de presentes, se tem manobrista, indicar como se chega até lá, seja verbalmente ou num email pronto de resposta.
Contras: A pessoa que for atender terá que conversar com praticamente todos os convidados, pode ser muita gente, sem contar que a maioria das pessoas deixa a confirmação para a última hora, e então nos últimos dias o serviço acumula. Procure pedir a uma pessoa que não é da família para fazer isso, porque se for você ou sua mãe, cada telefonema pode se tornar uma longa conversa e daí o serviço não rende.

2) Peça para quem não poderá comparecer, para ligar informando.
Neste caso você parte do princípio que todos irão comparecer e pede àqueles que não poderão comparecer, que avisem.
Prós: Apenas uma pequena parcela dos convidados irá telefonar, o que diminui o serviço de confirmação.
Contra: Você não consegue o contato com quem irá à festa e ficará sem saber exatamente quantas pessoas irão por convite. Você também não terá a oportunidade de dar algumas informações adicionais.

3) Confirmação ativa, você confirma com seus convidados a presença.
Ligue ou peça para alguém ligar para seus convidados para confirmar a presença
Prós: Você tem certeza de que todos confirmam e poderá dar informações adicionais.
Contras: Alto custo em ligações, às vezes é necessário ligar mais de uma vez para encontrar determinadas pessoas. As pessoas podem se sentir mal de dizer que não irão e confirmar a presença para agradar sabendo que não poderão comparecer.

4) Site na internet.
Há diversas empresas que montam um site na internet onde, além dos convidados obterem informações, como local das listas, mapas da igreja e do Buffet, podem fazer a sua confirmação.
Prós: Você praticamente elimina a necessidade de ter alguém à disposição.
Contras: Tem um custo. Nem todos têm acesso à internet, especialmente aquelas pessoas de mais idade. Daí sua contagem pode não expressar a realidade.

Textos sugeridos para cartões:

Favor confirmar presença pelo telefone (12) 3456-7890 ou pelo email noiva@casamento.com.br até o dia 00/00/0000.
Solicitamos a gentileza de confirmar a presença pelo telefone (12) 3456-7890 ou pelo email noiva@casamento.com.br até o dia 00/00/0000.
R.S.V.P. pelo telefone (12) 3456-7890 ou pelo email noiva@casamento.com.br até o dia 00/00/0000.
Sua presença já está confirmada, caso não possa comparecer solicitamos a gentileza de entrar em contato pelo telefone (12) 3456-7890 ou pelo email noiva@casamento.com.br até o dia 00/00/0000
Informações sobre o casamento e confirmação de presença pelo site: http://www.noiva.com.br/
RSVP e informações pelo site http://www.noiva.com.br/ ,pelo telefone (12) 3456-7890 ou pelo email noiva@casamento.com.br até o dia 00/00/0000.

Como colocar isso no convite?
Você pode colocar esse texto em um cartãozinho anexado ao convite ou no final do convite mesmo, no rodapé.

Art Invitte Convites - www.artinvitte.com.br
Convites para casamento - Convites para Debutantes - Convites para Bodas

Um comentário:

  1. Obrigada pelas ótimas dicas, me ajudaram muito... ;)

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